Mehrere Personen gleichzeitig importieren oder aktualisieren

Resource Management bietet Tabellenkalkulationsvorlagen, mit denen Sie mehrere Profile gleichzeitig hinzufügen oder aktualisieren können.

Wer kann das nutzen?

Pläne:

  • Resource Management

Berechtigungen:

RM-Admins können mithilfe der Vorlagen in Resource Management mehrere Personen gleichzeitig importieren oder aktualisieren.

Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet-Regionen oder Smartsheet Gov enthalten ist.

Daten vorbereiten

So fügen Sie neue Personen hinzu

  1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
    1. Wenn Sie in Smartsheet in Resource Management arbeiten, wählen Sie das Drei-Punkte-Menü oben rechts und dann Kontoeinstellungen aus.
    2. Wenn Sie in der eigenständigen Version von Resource Management arbeiten, gehen Sie auf Einstellungen > Kontoeinstellungen.
  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Personen aus. 
  3. Wählen Sie Personen hinzufügen/aktualisieren aus.
  4. Wählen Sie Vorlage herunterladen aus. 
  5. Fügen Sie mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms neue Personen hinzu, indem Sie ihre Informationen in leere Zeilen eingeben.
  6. Speichern Sie die Datei als eine CSV-Datei mit UTF-8-Kodierung (CSV UTF-8).

So nehmen Sie Aktualisierungen an bereits in Resource Management vorhandenen Personen vor

  1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Personen aus. 
  3. Wählen Sie Personen hinzufügen/aktualisieren aus.
  4. Wählen Sie Personenliste exportieren aus.
  5. Verwenden Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm, um die zu aktualisierenden Personenattribute zu ändern. Füllen Sie gegebenenfalls die benutzerdefinierten Felder der Personen aus.
  6. Speichern Sie die Datei als CSV-Datei mit UTF-8-Kodierung (CSV UTF-8).

Tipps und Tricks

  • Stellen Sie sicher, dass Sie CSV-Dateien im UTF-8-Format kodieren, um Fehler in Zeilen mit Sonderzeichen zu vermeiden.
  • Jede Person benötigt einen Vornamen oder eine E-Mail-Adresse, eine Berechtigungsstufe und einen Lizenztyp. Alle anderen Felder sind optional.
  • Der erste und der letzte Arbeitstag müssen im Format TT.MM.JJJJ vorliegen.
  • Die Berechtigungsstufe und der Lizenztyp müssen genau mit den Einstellungen in Resource Management übereinstimmen.
  • In dieser Tabellenkalkulation können Sie neue Rollen, Disziplinen und Standorte erstellen. 
  • Die Werte für benutzerdefinierte Felder in diesem Sheet müssen mit den verfügbaren Optionen unter Kontoeinstellungen > Anpassbare Felder für Personen übereinstimmen.
  • Kombinieren Sie neue Personen- und Profilaktualisierungen in derselben Datei, um Zeit zu sparen.
  • Stellen Sie sicher, dass die regionalen Einstellungen Ihres Geräts ein Komma als Standard für Listentrennzeichen verwenden.

Liste hochladen

  1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
    1. Wenn Sie in Smartsheet in Resource Management arbeiten, wählen Sie das Drei-Punkte-Menü oben rechts und dann Kontoeinstellungen aus.
    2. Wenn Sie in der eigenständigen Version von Resource Management arbeiten, gehen Sie auf Einstellungen > Kontoeinstellungen.
  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Personen aus. 
  3. Wählen Sie Personen hinzufügen/aktualisieren aus.
  4. Wählen Sie auf der Seite Personen hinzufügen/aktualisieren in den Kontoeinstellungen die Option Datei auswählen und dann Ihre aktualisierte CSV-Datei aus.
  5. Aktivieren Sie das Kästchen, um eine Einladung an alle neu hinzugefügten und/oder aktualisierten lizenzierten Benutzer*innen zu senden.
  6. Klicken Sie auf Hochladen.

Sobald der Upload beginnt, können Sie zu einer anderen Seite navigieren (der Import wird im Hintergrund ausgeführt) und Sie erhalten eine E-Mail, wenn er abgeschlossen ist.

Die E-Mail enthält einen Link zur Statusseite, wenn beim Import Fehler aufgetreten sind. Klicken Sie auf den Link, um eine Liste der Fehler mit Anweisungen zur Behebung dieser herunterzuladen.

Spalteneingaben und -formatierung

Diese Tabelle enthält Details zu jeder Spalte in Ihrer Tabellenkalkulation.

FelderErforderliches FeldBeschreibungFormatierungsanforderungen
user_idJa* (für die Bearbeitung von Benutzern)Die Benutzer-ID speichert alle ihnen zugewiesenen Benutzerattribute. Beim Exportieren der Personenliste werden die IDs bestehender Benutzer*innen eingeschlossen.

Muss eine gültige Benutzer-ID in der Organisation sein.

 

Um neue Benutzer*innen zu erstellen, lassen Sie die Spalte für die Benutzer-ID leer.

 

Um Attribute für bestehende Benutzer*innen zu aktualisieren, lassen Sie ihre Benutzer-ID unverändert.

first_nameJaFügen Sie den Vornamen eines Benutzers hinzu.0–255 Zeichen
last_nameOptionalFügen Sie den Nachnamen eines Benutzers hinzu.0–255 Zeichen
emailJa

Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers oder der Benutzerin hinzu. Beachten Sie, dass die Profil-E-Mail-Adresse eines Benutzers bzw. einer Benutzerin von der E-Mail-Adresse für die Anmeldung abweicht. 

Weitere Informationen: Profileinstellungen konfigurieren 

user@domain.com
permission_typeJaLegen Sie die Berechtigungsstufe des Benutzers bzw. der Benutzerin fest. Beachten Sie, dass Benutzer*innen ihren Berechtigungstyp über Personen hinzufügen/aktualisieren ändern können.

RM-Administrator

Portfoliobearbeiter

Personalplaner

Portfolioreporter

Portfoliobetrachter

Projektbearbeiter

Auftragnehmer

license_typeJaLegen Sie den Lizenztyp des Benutzers bzw. der Benutzerin fest. Beachten Sie, dass Benutzer*innen ihren Lizenztyp über Personen hinzufügen/aktualisieren ändern können.

licensed

managed_resource

disciplineOptionalFügen Sie den Benutzer zu einem Team/einer Gruppe hinzu. Wenn noch keine vorhanden ist, wird eine neue Disziplin erstellt.0–255 Zeichen
roleOptionalFügen Sie die Art der Arbeit des Benutzers hinzu. Wenn noch keine vorhanden ist, wird eine neue Rolle erstellt.0–255 Zeichen
locationOptionalFügen Sie den Standort hinzu, an dem sich der Benutzer befindet. Wenn noch keiner vorhanden ist, wird ein neuer Standort erstellt.0–255 Zeichen
first_day_of_workOptionalFügen Sie den ersten Arbeitstag des Benutzers hinzu. Dieser Wert wirkt sich auf die Startverfügbarkeit des Benutzers aus.Datumsformat: TT.MM.JJJJ
last_day_of_workOptionalFügen Sie den letzten Arbeitstag des Benutzers hinzu. Dieser Wert wirkt sich auf die Endverfügbarkeit des Benutzers aus.Datumsformat: TT.MM.JJJJ
mobile_phoneOptionalFügen Sie die Mobiltelefonnummer des Benutzers hinzu. Dieser Wert wird auf der Profilseite eines Benutzers angezeigt.0–255 Zeichen
office_phoneOptionalFügen Sie die geschäftliche Telefonnummer des Benutzers hinzu. Dieser Wert wird auf der Profilseite eines Benutzers angezeigt.0–255 Zeichen
employee_numberOptionalFügen Sie eine interne Mitarbeiteridentifikationsnummer hinzu. Dieser Wert wird bei Berichtexporten angezeigt.0–255 Zeichen
utilization_targetOptionalFügen Sie eine feste Zahl für das Auslastungsziel des Benutzers hinzu. Der Zielwert wird in Auslastungsberichten angezeigt und hat keine Auswirkungen auf die Verfügbarkeit des Benutzers oder der Benutzerin.

Der Wert muss eine Zahl sein.

 

Wenn dieser Wert leer ist, wird 100 angewendet.

bill_rateOptionalFügen Sie einen angepassten Abrechnungssatz für den Benutzer oder die Benutzerin hinzu oder verwenden Sie den auf seiner/ihrer Disziplin und Rolle basierenden Standardabrechnungssatz.

Der angepasste Abrechnungssatz muss eine Zahl sein.

 

[default] wendet den auf der Disziplin und Rolle basierenden Standardabrechnungssatz an.

 

Wenn dieses Feld leer ist, wird [default] angewendet.

people_tagsOptionalFügen Sie Tags hinzu, um Kompetenzen oder andere einzigartige Merkmale zu identifizieren.

0–255 Zeichen

 

Trennen Sie mehrere Einträge durch ein Semikolon.

approversOptional


Fügen Sie bestimmte Genehmiger*innen für den*die Benutzer*in hinzu oder entfernen Sie sie.

Wenn Projektinhaber*innen als Genehmiger*innen aktiviert sind, müssen sie nicht in diese Liste aufgenommen werden.

 

Muss eine gültige Benutzer-ID in der Organisation sein.

Trennen Sie mehrere Einträge durch ein Semikolon.

CF_## “name” (Textfeld)OptionalFügen Sie dem benutzerdefinierten Feld eine Textzeichenfolge hinzu.0–255 Zeichen
CF_## „Name“ (Dropdown-Menü)OptionalLegen Sie den Wert für ein bestehendes benutzerdefiniertes Feld des Benutzers fest.Stellen Sie sicher, dass in dieser Spalte eingegebene Werte auf der Seite Kontoeinstellungen > Anpassbare Felder für Personen als Optionen für dieses Feld gespeichert werden.
CF_## „Name“ (Dropdown-Menü mit Mehrfachauswahl)OptionalLegen Sie Werte für bestehende benutzerdefinierte Felder des Benutzers oder der Benutzerin fest.

Stellen Sie sicher, dass in dieser Spalte eingegebene Werte auf der Seite Kontoeinstellungen > Anpassbare Felder für Personen als Optionen für dieses Feld gespeichert werden.

 

Trennen Sie mehrere Einträge durch ein Semikolon.