Prozesse mit Workflows automatisieren

Workflows erstellen

Das Erstellen eines automatisierten Workflows ähnelt dem Aufbau eines Flussdiagramms. Sie legen Auslöser, Bedingungen und Aktionen fest, die von einem Startblock zu einem oder mehreren Endblöcken führen.

Wie und wo Sie Workflows anwenden können, hängt von Ihrer Berechtigungsstufe ab. Weitere Informationen zu Berechtigungen für automatisierte Workflows.

Sie können Workflows erstellen oder bestehende Vorlagen anpassen. Die Vorlagengalerie für Automatisierungen enthält Tipps zum Verwendungszweck der Workflows und zum Anpassen der einzelnen Vorlagen.

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So fügen Sie einen Workflow hinzu

1. Auf die Vorlagengalerie für Automatisierungen zugreifen:

• Wählen Sie in Ihrem Sheet oben links Automatisierung > Aus Vorlage erstellen … aus.
• Wählen Sie eine Vorlage aus, um den Detailbereich zu öffnen.  

2. So erstellen Sie einen neuen Workflow:

• Wählen Sie in Ihrem Sheet oben links Automatisierung > Von Grund auf neu erstellen …
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Workflows basieren auf diesen Komponenten:

• Auslöserblöcke: Diese Blöcke legen fest, wann ein Workflow ausgeführt wird.
• Bedingungspfade: Eine Linie, die Blöcke verbindet, um verschiedene Routen darzustellen, denen ein Workflow folgen kann, je nachdem, welche Bedingungen festgelegt wurden. Ein Workflow kann einen einzelnen Pfad oder mehrere Pfade von Auslöser zu Aktion enthalten, die auf vorhergehenden Bedingungen basieren.
• Bedingungsblöcke: Diese Blöcke legen Bedingungen fest, um zu filtern, welche Zeilen in einen Alarm oder eine Aktion aufgenommen werden sollen.
• Aktionsblöcke: Wenn diese Blöcke ausgelöst werden, wählen sie die Art der Automatisierung aus, die Ihr Workflow ausführt.

Workflows anpassen

Wählen Sie das Plus-Symbol (+) aus, um neue Pfade und Blöcke für Folgendes in den Workflow einzufügen:

• Bedingung hinzufügen: Filtern Sie die im Workflow-Pfad enthaltenen Zeilen.
• Bedingungspfad hinzufügen: Definieren Sie eine alternative Route für den Workflow, wenn die erste Bedingung nicht erfüllt wird.
• Aktion hinzufügen: Definieren Sie, was ein Workflow ausführen soll, wenn die Bedingungen erfüllt werden. Brandfolder Image

Wichtige Informationen zu Workflows

• Wenn ein Workflow mehrere Pfade hat, wird jeder Bedingungsblock der Reihe nach von links nach rechts evaluiert. Der Bedingungsblock ganz links, dessen Bedingung die Zeile erfüllt, definiert den Pfad, den die Zeile durch den Workflow nimmt.
• Fügen Sie mindestens einen Aktionsblock am Ende jedes Pfads hinzu. Nach einem Aktionsblock können Sie zusätzliche Bedingungen und Pfade festlegen, solange ein weiterer Aktionsblock folgt.
• Ältere Workflows wie E-Mails, Aktualisierungs-/Genehmigungsanforderungen und Automatisierungen zum Verschieben von Zeilen in großen Sheets können einige Minuten in Anspruch nehmen.
• Zellen, die sheetübergreifende Formeln oder Zellverknüpfungen enthalten, lösen keinen Workflow aus, der das Sheet automatisch ändert (Zeile verschieben, Zeile kopieren, Zeile sperren, Zeile entsperren, Genehmigungsanforderung). Ziehen Sie, um dies zu umgehen, die Verwendung zeitbasierter Automatisierung oder regelmäßiger Workflows in Betracht.

Einschränkungen des Workflows

• Jedes Sheet kann bis zu 150 Workflows umfassen.
• Jeder Workflow kann bis zu 100 Blöcke umfassen. Dies beinhaltet Auslöser-, Bedingungs- und Aktionsblöcke.
• Jeder Workflow kann bis zu 30 Aktionsblöcke umfassen.
• Bedingungsblöcke können bis zu 20 Bedingungsaussagen enthalten (20 Zeilen innerhalb des Blocks).
• Anlagenlinks, die in E-Mails zu automatisierten Workflows enthalten sind, laufen nach 14 Tagen ab.

Best Practices für Workflows

• Geben Sie oben links im Workflow-Generator einen Namen für Ihren Workflow ein.
• Speichern Sie Ihren Workflow nach der Einrichtung oder nach Änderungen.
• Stellen Sie Ihren Auslöser so ein, dass er eine Stunde vor der Aktion ausgelöst werden soll. Dadurch wird sichergestellt, dass technische Probleme die pünktliche Durchführung der Aktion nicht verhindern.
• Um die Leistung zu verbessern, kombinieren Sie Workflows, die zusammen ausgelöst werden, und deaktivieren Sie ältere Workflows.
• Sie können im Fenster Automatisierungs-Workflows verwalten einen Workflow deaktivieren, aktivieren, bearbeiten, duplizieren oder entfernen.
• Wenn Sie einen Workflow duplizieren, ändern Sie die Genehmigungsanforderungen oder verwenden Sie neue Werte. Andernfalls können die Genehmigungen in Ihrem ursprünglichen Workflow Genehmigungsanforderungen im neuen Workflow auslösen.