Smartsheet Control Center: Blueprint erstellen

Sie benötigen einen Blueprint-Quellordner. Um als Quellvorlage für Ihren Blueprint zu dienen, muss dieser mindestens ein Sheet, einen Bericht oder ein Dashboard enthalten.

Einen Blueprint erstellen

1. Erstellen Sie den Blueprint-Quellordner.
2. Wählen Sie Programm verwalten > + Neuer Blueprint aus.
3. Konfigurieren Sie den Blueprint mit dem Blueprint-Assistenten.

Grundlagen zu Blueprints

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Projektspeicher

Wo sollen bei der Projekterstellung die generierten Elemente gespeichert werden?

• Neuer Arbeitsbereich für jedes Projekt. Diese Option ist am besten geeignet, wenn Sie die Freigabeberechtigungen für Elemente für jedes neue Projekt anpassen müssen.
• Vorausgewählter Arbeitsbereich. Sie erstellen alle neuen Projekte im selben Arbeitsbereich. Alle Benutzer*innen mit Zugriff auf diesen Arbeitsbereich haben Zugriff auf alte und neu erstellte Projekte.
• Auswahl des Arbeitsbereichs durch Benutzer*innen. Die Person, die das Projekt erstellt, kann den Arbeitsbereich für die Projekterstellung auswählen. Verwenden Sie diese Option zur Gruppierung von Projekten, z. B. nach Regionen.
• Auswahl oder Erstellung des Arbeitsbereichs durch Benutzer*innen. Die Person, die das Projekt erstellt, kann einen bestehenden Arbeitsbereich auswählen oder einen neuen Arbeitsbereich für das Projekt erstellen.

Einstellungen für Quellvorlagen

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Quellordner

Sie benötigen einen Blueprint-Quellordner für die Einrichtung Ihres Programms. Dieser Bildschirm bezieht sich auf diesen Ordner und die Sheets, Berichte und Dashboards darin.

Einstellungen für Vorlagen

Diese Einstellungen geben an, ob ein Element in Ihrem Blueprint-Quellordner in einem Projekt enthalten ist. Sie geben außerdem an, ob es erforderlich ist und welches Sheet geöffnet wird, wenn Sie das Projekt in Control Center auswählen. Halten Sie den Mauszeiger über die Zeile, um ein Element als Startsheet festzulegen. 

Optionale Vorlagen bieten weitere Einstellungsmöglichkeiten: 

• Optional – Ausgewählt. Deaktivieren Sie die Elemente, die aus Ihrem neuen Projekt ausgeschlossen werden sollen. (Alle Elemente sind standardmäßig aktiviert). Legen Sie beispielsweise ein Projekt-Governance-Sheet fest, das für Projekte im Wert von mehr als 10.000 EUR erforderlich ist. Für Projekte mit geringerem Budget ist dieses Blatt nicht erforderlich.
• Optional – Nicht ausgewählt. Aktivieren Sie die Elemente, die aus Ihrem neuen Projekt ausgeschlossen werden sollen. (Alle Elemente sind standardmäßig deaktiviert). Sie können beispielsweise ein Onboarding-Sheet für Neukunden festlegen, das bei Projekten für bestehende Kunden nicht erforderlich ist.

Berichte können nicht als optional konfiguriert werden. Sie sind nur als erforderliche Vorlagen verfügbar.

Gruppe

Wenn Ihr Projekt verschiedene Versionen derselben Vorlage verwendet, können Sie diese Vorlagen gruppieren und dann diejenige auswählen, die Sie für die Erstellung eines Projektes verwenden möchten. Vielleicht haben Sie zwei Versionen einer Aufgabenliste: eine für die schnelle Durchführung und eine für die Durchführung in normalem Tempo. 

Geben Sie für jede Vorlage in der Gruppe einen Gruppennamen (z. B. Durchführung) ein. Legen Sie die am häufigsten verwendete Vorlage aus „Ausgewählt“ fest und deaktivieren Sie die anderen. Sie benötigen mindestens eine ausgewählte Vorlage in der Gruppe als standardmäßige optionale Vorlage.  

Erweiterte Optionen für jedes Element umfassen:

• Beschreibung hinzufügen: Wichtige Informationen, die Ihrem Team bei er Verwendung des Elements helfen
• Anlagen zulassen: Erlauben oder beschränken Sie das Anhängen von Dateien an Elemente im Projekt  Wenn es z. B. eine Machbarkeitsstudie für ein Projekt gibt, können Sie sie bei der Projekterstellung mit einbeziehen.

Blueprint-Komponenten

Wenn Ihr Programm ein Eingangssheet oder ein Zusammenfassungssheet umfasst, können Sie diese Elemente im Fenster Blueprint-Komponenten in Ihr Projekt aufnehmen. Die folgenden Elemente lassen sich für alle neuen Projekte aktivieren: 

• Eingangssheet
• Zusammenfassungs-Rollup
• Dynamischer Berichtsumfang
• Einbindung in WorkApp

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Eingangseinstellungen

Die hier aufgeführten Optionen bilden Spalten in Ihrem Eingangssheet ab. Sie legen fest, welche Spalten und Werte der Blueprint bei der Erstellung eines neuen Projekts auslesen soll. 
 
 

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Die optionalen erweiterten Optionen umfassen:

• Spalte für Projektlink: Fügt nach der Projekterstellung einem ausgewählten Eingangssheet einen Link zum Standardprojektsheet hinzu.
• Eingangsanlagen: Wenn die Projektzeile im Eingangssheet Anlagen beinhaltet, wählen Sie hier aus, in welche Sheets diese Anlagen kopiert werden sollen.
• Zusätzliche Filter: Filtern Sie bei der Erstellung neuer Projekte nach bestimmten Spalten. Wenn Sie nach Abteilung filtern, können Sie bei der Auswahl eines Projekts beispielsweise nur Projekte in der Gebäudemanagementabteilung anzeigen. Die Option Zusätzliche Filter erscheint, sofern aktiviert, im Projekterstellungsassistenten auf dem Bildschirm Profildaten. Bei der Erstellung eines neuen Projekts lässt sich mithilfe der Filter festlegen, welche Projekte im Dropdown-Menü Projekt auswählen verfügbar sind.

Profildaten auswählen

Hier sind die Elemente aufgeführt, die im Abschnitt Zusammenfassung Ihrer Vorlagen enthalten sind. Diese Elemente stammen aus Ihrem Eingangssheet. Wenn Sie hier ein Element auswählen, wird es bei der Erstellung eines neuen Projekts als Profildaten verwendet. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Profildaten immer konsistent sind.  

Die Informationen in diesen Feldern geben Sie bei der Erstellung eines neuen Projekts ein. 

Profildaten werden automatisch ausgewählt, wenn sie sowohl im Eingangsblatt als auch in den Blueprint-Vorlagen angezeigt werden.

Profildaten anpassen

Bei der Projekterstellung können Sie anpassen, woher die Eingangsprofildaten bezogen werden. Hier lassen sich auch Validierungsregeln festlegen und andere Optionen anwenden.

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Sie entscheiden für jedes Feld, woher die Daten stammen.

• Wert aus Eingangssheet. Verwenden Sie automatisch den Wert aus der jeweiligen Spalte im Eingangssheet.
• Von Benutzer*in manuell eingegeben. Wählen Sie bei der Projekterstellung aus, welcher Datentyp eingegeben werden soll. Ihnen stehen verschiedene Datentypen zur Auswahl, z. B. Datum, Zahl und zwei Arten von Dropdown-Listen. Für die Verwendung dynamischer Dropdown-Listen müssen Sie zuerst eine reguläre Dropdown-Liste erstellen. 
   

Sie müssen im Abschnitt Profildaten die Zielspalten für spezielle Datentypen auswählen (z. B. Datum, Kontakt(e) oder Dropdowns mit Mehrfachauswahl). Wenn Sie Eingangsdatumsangaben verwenden, müssen Sie für eine korrekte Formatierung den richtigen Datentyp für die Zielspalte auswählen.

Blueprint-Zusammenfassung

Wenn Sie eine Blueprint-Zusammenfassung verwenden, konfigurieren Sie hier, wie die Profildaten Ihres Projekts mit den Blueprint-Zusammenfassungssheet verknüpft werden.

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Wählen Sie das Blueprint-Zusammenfassungssheet aus, das Sie bei der Einrichtung Ihres Projekts erstellt haben. 

Datenquellen für die Zusammenfassung: Wählen Sie die Sheets aus, deren Profildaten mit dem Blueprint-Zusammenfassungssheet verknüpft werden sollen. Wenn Sie mehr als ein Sheet auswählen, müssen Sie eines davon als primäres Sheet festlegen. Dieses Sheet bestimmt, welche Profildaten Priorität haben, wenn Profildaten in mehr als einem Sheet vorliegen.

Zusammenfassungsdatenfelder: Sie benötigen Profildaten in ausgewählten Datenquellen, die mit Spaltennamen im Blueprint-Zusammenfassungsblatt übereinstimmen. Diese werden automatisch in die Zusammenfassung einbezogen.

Sie können zusätzliche Profildaten hinzufügen. Wenn Sie ein Datenelement angeben, fügt Control Center der Blueprint-Zusammenfassung eine Spalte hinzu.

Zum Entfernen eines Datenelements öffnen Sie das Blueprint-Zusammenfassungssheet. Dort müssen Sie die Spalte manuell löschen oder umbenennen.

Zeilenhierarchie: Hiermit legen Sie fest, wie neue Zeilen in Ihre Blueprint-Zusammenfassung eingefügt werden. 

Sie können bis zu drei Profildatenelemente angeben und so bis zu drei Hierarchieebenen festlegen. Wird keine passende übergeordnete Zeile gefunden, wird die Zeile an das Ende des Blattes eingefügt.

Wenn Sie keine Angabe machen, werden neue Zeilen am Ende des Blueprint-Zusammenfassungsblattes eingefügt. 

+Neues Zusammenfassungssheet: Standardmäßig legt Control Center ein Zusammenfassungssheet fest. Sie können jedoch weitere hinzufügen. Sie sind nützlich für:

• Zugriffssteuerung: Ein Zusammenfassungsblatt mit Finanzdaten darf nur für eine eingeschränkte Personengruppe verfügbar sein, während ein Sheet mit Statusinformationen für eine breitere Zielgruppe zugänglich sein kann.
• Speichern einer großen Anzahl von Projekten: Die Anzahl der Zeilen in einer Blueprint-Zusammenfassung ist begrenzt. Durch die Verteilung von Profildaten auf mehrere Blätter, steht Ihnen mehr Platz zur Verfügung.

Durch die Projektarchivierung schaffen Sie Platz in Blueprint-Zusammenfassungssheets.
 

Eingangs-Zusammenfassungssheet aktualisieren

Bis zu 20 Profildatenfelder in Ihrem Projekt können mit dem Eingangssheet verknüpft werden. Dies ist hilfreich für Projekte mit wenigen Messzahlen, die im Eingangssheet verfügbar sein sollen.

Das Eingangssheet kann nur mit einem Sheet verknüpft werden.

Name

Verwenden Sie Namensregeln, um zwischen Ihren Projekten zu unterscheiden. Wählen Sie bis zu drei Profilelemente aus, die an die Namen der einzelnen Blätter im Projekt angehängt werden sollen. 

Standardmäßig verwendet der Projekt-Arbeitsbereich dieselben Regeln.

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Berechtigungen und Freigabe

Diese Einstellungen bestimmen, welche Mitglieder und Zugriffsebenen in Ihrem Projektteam Zugriff auf die Projekte haben, die Sie mit diesem Blueprint erstellen.

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Berechtigungen: Smartsheet-Elemente dürfen nur einen*eine Inhaber*in haben. Dies ist entweder der*die primäre Lead oder der*die Projektersteller*in. Standardmäßig ist dies der*die primäre Lead. Portfolio-Leiter*innen haben Administratorberechtigung.

Freigabe: Weitere Benutzer*innen und Gruppen haben möglicherweise unterschiedliche Berechtigungsstufen für das Projekt. Diese gelten zusätzlich zu Berechtigungen, die bereits im Arbeitsbereich vorliegen. Benutzer*innen oder Gruppen mit Freigabeberechtigung haben Zugriff auf alle Elemente im Projekt.

Benutzer*innen, die in den Eingangsprofildaten angegeben werden, haben Zugriff auf Projekte. Dies wird auf dem Bildschirm Profildaten anpassen konfiguriert.

Erweitert: Wenn Sie nicht das gesamte Projekt freigeben möchten, können Sie im Bereich Erweitert bestimmte Vorlagen für einzelne Benutzer*innen oder Gruppen freigeben.

Zum Speichern Ihres Blueprints klicken Sie rechts unten im Assistenten auf Speichern. Sie können jetzt Projekte mit dem Blueprint erstellen, bearbeiten oder löschen.