Mit einer URL-Abfragezeichenfolge Standardwerte in einem Formular vorausfüllen

Wenn jemand über einen benutzerdefinierten Link auf ein Formular zugreift, werden die Formularfelder mit den URL-Daten vorausgefüllt.

Szenario

Angenommen, ein*e Vertriebsleiter*in möchte, dass sein bzw. ihr Team alle Anrufe von Kund*innen in einem zentralen, leicht zugänglichen Sheet protokolliert und dass für jeden Anruf der Name des jeweiligen Teammitglieds erfasst wird. Der oder die Vertriebsleiter*in erstellt ein Basisformular und weist dann jedem Teammitglied eine andere URL mit einer Abfragezeichenfolge zu, die den jeweiligen Namen vorausfüllt. Jedes Teammitglied protokolliert Daten dann ganz einfach, ohne jedes Mal dieselben grundlegenden Angaben machen zu müssen, und sieht sämtliche Informationen an einem Ort.

Abfragezeichenfolge zu einer Formular-URL hinzufügen

So erstellen Sie eine Abfragezeichenfolge für eine Formular-URL:

1. Wählen Sie in der Menüleiste Formulare > Formulare verwalten aus.
2. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Formular, dem Sie benutzerdefinierte URLs hinzufügen möchten.
3. Wählen Sie über das Menüsymbol die Option Formular-URL kopieren aus.
4. Fügen Sie die URL in einer Tabellenkalkulation oder einer beliebigen Textverarbeitungsanwendung ein.
5. Nehmen Sie am Ende der URL folgende Änderungen vor:
   1. Geben Sie ein Fragezeichen (?) ein.
   2. Geben Sie den Wert für das Formularfeld ein, das Sie ausfüllen möchten (z. B. Mitarbeiter*innen).
   3. Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein.

   4. Geben Sie den Wert ein, den Sie als Standardwert festlegen möchten (z. B. Sarah Schmidt).

      Beispiel: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Mitarbeiter=Sarah%20Schmidt

6. Um mehrere Felder in die URL aufzunehmen, verbinden Sie sie mit einem kaufmännischen Und (&).
    

   Beispiel: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b? Mitarbeiter=Sarah%20Schmidt&ECA=sarahschmidt@smartsheet.com

Wenn Sie eine Dropdown-Liste mithilfe der Abfragezeichenfolge mit mehreren Werten füllen möchten, fügen Sie ein & ein und wiederholen Sie das Feld für jeden weiteren Wert:
?Multi=Apfel&Multi=Orange

Bei mehr als zwei Werten führen Sie das Feld jedes Mal wieder an:
?Multi=Apfel&Multi=Orange&Multi=Banane

Zu beachtende Punkte

• Vorausgefüllte Zeichenfolgen funktionieren nicht, wenn sich Benutzer*innen anmelden müssen, um das Formular zu verwenden. Bei der Authentifizierung werden alle Anpassungen aus der URL gelöscht.
• In Formularfeldern wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt. Dies sollten Sie beachten, wenn Sie der URL-Zeichenfolge Werte hinzufügen.
• URLs dürfen keine Leerzeichen enthalten. Verwenden Sie %20, um ein Leerzeichen einzufügen. Informationen zu anderen Zeichen finden Sie in der Liste der Sonderzeichen unten auf dieser Seite.

• Wenn Sie in Ihren Formulareinstellungen die Option Allow submitter to email a copy of form submission (Einreicher*in das Senden einer Kopie der Formulareinreichung erlauben) aktiviert haben, können Sie diese Option mithilfe von Abfragezeichenfolgen automatisch in Ihrem Formular auswählen und eine Standard-E-Mail-Adresse eingeben. Übergeben Sie Informationen an dieses Feld mit ECA. 

  Beispiel:
  https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sarahschmidt@smartsheet.com

• Werte können bearbeitet werden, sind aber nicht privat. Sie können Felder im Formular ausblenden, aber die Werte werden trotzdem in der URL angezeigt – jede Person, die über den Link verfügt, kann die URL und die Daten der vorausgefüllten Werte sehen.

   

  Wenn Ihr Team dieselben Daten erneut übermitteln muss, kann es das Formular über die Zurück-Schaltfläche im Browser mit den zuletzt übermittelten Werten neu laden, einschließlich vorausgefüllter Werte. Dann können sie Werte nach Bedarf überschreiben und das Formular erneut absenden. Sie können diesen Tipp in ein Beschreibungsfeld in Ihrem Formular einfügen, um Ihr Team darüber zu informieren.

   

Sonderzeichen in die Abfragezeichenfolge aufnehmen

Wenn Sie ein Leerzeichen oder ein anderes Sonderzeichen in Ihre URL aufnehmen möchten, müssen Sie URL-Prozentcodierung verwenden. Die folgende Tabelle enthält einige gängige Sonderzeichen, die Sie verwenden können, sowie deren Codierungswerte. Diese Zeichen werden auch als Escape-Zeichen bezeichnet.

Erweiterte Szenarien

Abfragezeichenfolgen lassen sich auf unterschiedliche Weise einsetzen. Die folgende Liste enthält Ideen für die Verwendung von Abfragezeichenfolgen. 

• Dashboards: Erstellen Sie ein Dashboard mit unterschiedlichen Links zum selben Formular. Jeder Link enthält Abfragezeichenfolgen mit Feldern, die die Bedingungslogik im Formular steuern, um Quicklinks für unterschiedliche Arten von Anforderungen zu erstellen, die alle zentral verarbeitet werden. 
• Formeln: Verwenden Sie Formeln, um automatisch ein vorausgefülltes Formular zu erstellen und Follow-up-Elemente zu generieren, etwa eine automatische Benachrichtigung, mit der die URL an den*die ursprüngliche*n Anforderer*in gesendet wird.
• QR-Codes: Erstellen Sie verschiedene QR-Codes mit demselben Basisformat, die jedoch unterschiedliche URL-Abfragezeichenfolgen enthalten. Drucken Sie diese QR-Codes auf Aufkleber, die an unterschiedliche Geräte angebracht werden. Indem Benutzer*innen diesen QR-Code scannen und ihre Angaben eingeben, lässt sich die Nutzung der Geräte einfach protokollieren.